Proses Membuat keputusan ( Komunikasi Organisasi )

I.                   Proses membuat keputusan

Salah satu kegiatan yang paling penting dalam setiap organisasi adalah pengambilan keputusan, dikarenakan keputusan melibatkan arah strategis organisasi, yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari tiap pegawainya.

 Setiap organisasi, baik dalam skala besar maupun kecil, terdapat terjadi perubahan-perubahan kondisi yang dipengaruhi oleh faktor-faktor lingkungan eksternal dan internal organisasi. Dalam menghadapi perkembangan dan perubahan yang terjadi maka diperlukan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Proses pengambilan keputusan yang cepat dan tepat dilakukan agar roda organisasi beserta administrasi dapat berjalan terus dengan lancar

Pengambilan keputusan tersebut dilakukan oleh seorang manajer atau administrator. Kegiatan pembuatan keputusan meliputi pengindentifikasian masalah, pencarian alternatif penyelesaian masalah, evaluasi daripada alternatif-alternatif tersebut, dan pemilihan alternatif keputusan yang terbaik. 

Berbagai pendekatan dalam  mengambil keputusan, seperti dengan menggunakan pendekatan rasional yaitu dengan cara menganalisis vareabel-vareabel terkait, menggunakan metode tertentu,  dengan tahapan yang jelas, dan dikerjakan oleh tenaga profesional. Tenaga profesional adalah  mereka yang memiliki kompetensi bidang yang diteliti dan mampu memilih metode penelitian yang tepat dan menggunakannya. Dengan proses tersebut maka keputusan rasional mempunyai tingkat keberhasilan yang tinggi, dapat diakuntabilitaskan dan dijelaskan mengapa suatu keputusan diambil.  Dengan alasan tersebut maka para pemimpin berupaya untuk berlomba-lomba mengambil keputusan dengan metode rasional, yaitu dengan menggunakan berbagai metode analisis seperti SWOT, Cause and Effect Analysis, Value Chain Analysis dan sebagainya.

Metode pengambilan keputusan rasional memang merupakan metode yang diunggulkan oleh berbagai pihak, namun hasil keputusan yang dihasilkan tidak selamanya benar dalam arti tidak dapat merubah situasi menjadi  lebih baik atau  memberikan benefit seperti yang diharapkan, bahkan terdapat keputusan yang merugikan. Ini dibuktikan dengan adanya organisasi yang merugi dan gulung tikar. Dengan alasan tersebut maka dapat diambil simpulan bahwa tidak selamanya pengambilan keputusan rasional membuahkan hasil seperti yang diharapkan. Ketidak berhasilan dalam pengambilan keputusan rasional tersebut disebabkan adanya pra kondisi yang tidak dapat dipenuhi.  Prakondisi tersebut adalah  (1) analisis harus dilakukan oleh profesional, (2) menggunakan metode analisis yang tepat (3) didukung dengan data yang lengkap, akurat dan terkini, dan (4) tersedia cukup waktu.

Pengambilan keputusan merupakan wilayah profesional, misalkan untuk memprediksi penyakit yang akan timbul pada musim banjir, merupakan kewenangan para dokter, sedangkan untuk memprediksi inflasi pada musim kemarau adalah para ekonom, tentunya dengan dibantu pihak terkait dalam mengumpulkan data.  Dalam kehidupan sehari-hari tidak semua pengambilan keputusan dilakukan oleh para profesional karena keterbatasan kewenangan. Pada kasus tertentu,  para profesioanal terbatas untuk melakukan  kegiatan-kegiatan  mengidentifikasi dan menganalisis masalah,  memberikan alternatif solusi, dan menyiapkan rekomendasi,  sedangkan keputusan diambil oleh para pemimpin yang bertanggung jawab dan berwenang untuk memutuskan, sehingga sering terjadi, rekomendasi  hasil analisis tidak diterima. Ini membuktikan bahwa para pemimpin disamping memperhatikan hasil analisis juga menggunakan cara lain dalam mengambil keputusan seperti pada ilustrasi berikut. Dalam Robbins,  Joe Gracia, vice president suatu perusahaan telah pengambilan keputusan untuk menentukan lokasi pembangunan pabrik baru.  Ia merencanakan membangun pabrik baru  untuk  memproduksi  komponen elektronik satelit komunikasi di Atlanta. Untuk memutuskan lokasi tersebut, ia  menunjuk konsultan untuk melakukan kajian atas  5 alternatif lokasi pabrik baru. Laporan hasil kajian menunjukkan bahwa Atlanta menduduki ranking ke 3, sehingga Atlanta bukan lokasi yang  direkomendasikan. Setelah mempelajari dan mencermati laporan hasil kajian,   ia menyatakan  tidak setuju dengan simpulan yang dihasilkan, dan mengatakan, “meskipun direkomendasikan, saya berpendapat bahwa, angka, tidak dapat menggambarkan situasi secara keseluruhan”.  Selanjutnya,  dengan intuisinya ia mengatakan bahwa  Atlanta akan terbukti menjadi  lokasi pabrik yang paling baik sepanjang masa.

Pra kondisi ke dua adalah pemilihan metode analisis yang tepat merupakan syarat mutlak dalam menganalisis. Jika metode analisis dianalogkan dengan alat, misalnya alat potong, maka sebelum memotong suatu obyek, terlebih dahulu harus dipilih alat potong  yang tepat dan  sesuai dengan obyek yang akan dipotong. Kesalahan dalam memilih alat potong akan menyulitkan proses dalam memotong dan mengurangi kualitas hasil. Misalnya untuk menebang pohon besar akan dipilih  senso sebagi alat potong, sehingga proses penebangan pohon dapat efisien dengan hasil yang memuaskan, sedangkan jika akan memotong rumpun cukup dengan menggunakan gunting.  Mungkinkah memotong rumput dengan senso, dan  menebang pohon besar dengan gunting?.  Begitu pula dalam menganalisis, terlebih dahulu harus dipilih alat analisis yang sesuai dengan obyek yang dianalisis. Analogi ini penting untuk  menjelaskan bahwa kesalahan pemilihan metode analisis akan berakibat fatal,  yaitu kesulitan  dalam proses analisis dan pada akhirnya akan menghasilkan keputusan yang salah.  Sebagai contoh dalam menganalisis masalah-masalah makro dapat digunakan analisis SWOT. Masalah makro banyak dipengaruhi oleh vareabel eksternal, oleh karena itu harus dipilih  alat analisis yang mencakup  dan cocok untuk menganalisis  vareabel  eksternal. Analisis SWOT merupakan metode analisis dimana vareabel-vareabel dikelompokkan menjadi dua yaitu vareabel internal terdiri dari S (Strengths), W (Weaknesses), dan vareabel eksternal yaitu O (Opportunities), dan T (Threats). Oleh karena analisis SWOT mencakup vareabel eksternal maka cocok diperguanakan untuk menganalisis masalah makro.

Pra kondisi berikutnya adalah data yang lengkap, akurat dan terkini.  Praktek di lapangan menunjukkan bahwa ketersediaan data sering  tidak dapat dipenuhi, atau mungkin terlalu banyak data yang tersedia tetapi  tidak terkait dengan permasalahan dan tidak diperlukan sehingga menyulitkan dalam memilah antara data yang relevan dan tidak, antara data yang penting dan tidak, dan antara data yang akurat dan tidak, padahal keputusan harus segera diambil. Pra kondisi terakhir dalam  pengambilan keputusan rasional  adalah tersedianya waktu yang cukup untuk  (1)  menentukan permasalahan riil di lapangan, (2) mengidentifikasi masalah, (3) menganalisis masalah, (4) membuat alternatif  solusi, (5) memilih solusi terbaik, dan (6) membuat analisis masalah potensial.  Masing-masing tahapan tersebut  cukup memakan waktu panjang padahal keputusan harus segera diambil, dan jika tidak,  akan berdampak  luas

II.                Model  PROSES MEMBUAT KEPUTUSAN

1.     Rasional 

Pengambilan keputusan secara rasional, merupakan sebuah keputusan yang diambil dengan menggunakan pendekatan rasional atau melakukan rasionalisasi dengan menggunakan logika atau pemikiran yang terpola. Pengambilan keputusan secara rasional adalah memperhatikan konsistensi dan memaksimalkan hasil yang seringkali terjadi dalam batasan-batasan yang spesifik dengan melakukan analisa situasi dan analisa keputusan. Proses pengambilan keputusan secara rasional memiliki berbagai tahapan-tahapan. Yang pertama adalah mendefinisikan permasalahan-permasalahan yang dihadapi untuk kemudian mengidentifikasinya dengan melakukan klasifikasi atau penetapan kriteria-kriteria atau batasan-batasan yang dihadapi. Kriteria-kriteria tersebut kemudian diberikan pembobotan, atau penetapan prioritas. Dari sini, kemudian kita bisa melakukan pengembangan alternatif solusi atau keputusan apa yang akan diambil. Masing-masing alternatif tersebut tentu perlu dievaluasi secara seksama untuk kemudian dapat dipilih alternatif terbaik yang dapat memberikan hasil yang paling maksimal dan optimal.

Nurt (1984) membahas model ini rasional dan logis keputusan sebagai metode normatif direkomendasikan untuk eksekutif di kebanyakan buku manajemen. Model normatif ini mencakup      lima tahap: 

I.Perumusan,

II.Pengembangan konsep, 

III. Merinci, 

IV. Evaluasi, 

V. Implementasi

2.     Alternatif Rasional Model

March dan Simon (1958,1960) mereka percaya yang lebihrealistis dalam pengambilan keputusan yakni mengedepankan prosesdi manapencarian bukan untuk solusi optimal tunggal tapi untuk solusi yang akan bekerja cukup baik untuk menangani situasi.

Pengembangan alternatif. Pengambil keputusan jarang bersedia mengembangkan alternatif baru  dan  unik.  Pengambil  keputusan  sering  menghindari  tugas-tugas  sulit  dan mempertimbangkan  alternatif  untung  ruginya.  Pengambil  keputusan  sering menyederhanakan pilihan keputusan, dengan hanya membandingkan alternatif-alternatif yang  sedikit  berbeda  daripada  mencari  alternatif  terbaru.  Pengambil  keputusan  tidak menguji secara seksama suatu alternatif dan konsekuensinya. 

3. Small Group

BA Fisher (1970), empat frase: 

I.Orientasi : kelompok anggota menjadi mengenal satu samalain dan dengan masalah

II.konflik,  :  kemungkinan solusi untukmasalah yang disajikan dan debutnya

III. Pemecahan masalah : Tingkat konsensus munculnya pengambilan keputusan.

IV.Penguatan : Terkait penguatan keputusan yang diambil.

4. Model Kognitif

Didasarkan pada prinsip-prinsip pendekatan sumber daya manusia. Model ini mengusulkan bahwa PDM meningkatkan informasi aliran ke atas dan ke bawah dalam organisasi. peningkatan arus informasi ke atas terletak pada pada gagasan bahwa individu dekat dengan pekerjaan, semata untuk efisien menyelesaikan pekerjaan.

 Ilustrasi model kognitif

 

 

 

5. Pengaplikasian Partisipatif dalam organisasi  dan tempat kerja demokrasi

Partisipasi dalam pengambilan keputusan dapat ditetapkan di tempat kerja dengan berbagai cara. Seibold dan Shea (2001) dianggap lima jenis partisipasi program s sering digunakan oleh organisasi dan meninjau penelitian tentang efektivitas program ini. Cara yang diterapkan sangat bervariasi dalam hal tujuan mereka, tapi semua upaya untuk meningkatkan efektivitas organisasi yakni melalui partisipasi. Dengan kata lain, Partisipasi dalam tempat kerja demokrasi didasarkan pada lebih dari expendiency-itu berdasarkan citacita humanistik tentang bagaimana individu harus terlibat dalam masyarakat. Partisipasi dalam organisasi semacamitu biasanya akan termasuk pengaruh sebenarnya pada berbagai macam proses organisasi dan isuisu dan demokrasi di semua tingkat organisasi

·         Pengaruh partisipasi dalam pengambilan keputusan

Para peneliti tertarik pada faktor-faktor yang akan onhance komitmen karyawan pada keputusan organisasi dan menemukan dukungan untuk ther hipotesis bahwpartisipasi dalam keputusan organisasi akan membuat karyawan kurang Resistans berubah.

Sejauh ini, kami telah meneliti proses pembuatan keputusan bagaimana keputusan
Dibuat oleh individu dan kelompok-kelompok kecil kami dinding sekarang mempertimbangkan pertanyaan Membuat keputusan, dengan melihat teori volumenions dan penelitian tentang partisipasi dalam pengambilan keputusan (PDM) dan melihat interaksi akademi wook flashdisk demokrasi berkembang pertama kami membahas beberapa yang berdebar penelitian tentang kelompok dan efek propsed partisipasi

·        Pengaruh partisipasi dalam pengambilan keputusan

Studi besar pertama dari partisipasi dalam pengambilan keputusan sebagai kas dilakukan  dan in1948 Perancis.
Para peneliti tertarik pada faktor-faktor yang akan onhance komitmen karyawan pada keputusan organisasi dan menemukan dukungan untuk ther hipotesis bahwa partisipasi dalam keputusan organisasi akan membuat karyawan kurang Resistans berubah.

I. Di luar proses kelompok rasional

pakar telah meneliti tentang proses pengambilan keputusan kelompok dan efektivitas telah menyebabkan sejumlah
Temuan impor, telah ada kritik dilontarkan terhadap pendekatan terstruktur dan rasional untuk pengambilan keputusan kelompok. Misalnya, pengambilan keputusan kelompok sastra telah dikritik dan untuk mengabaikan aspek sosial-emosional dan hubungan interaksi kelompok.

Sementara model dari proses partisipasi menegaskan Mengikuti kelanjutan efek PDM, penting untuk mempertimbangkan procecess ( proses ) bahwa
melalui PDM dapat menghasilkan hasil ( pengambilan keputusan ).

Model afektif partisipasi berdasarkan pada karya hubungan manusia teori s (lihat
Bagian 3). Model ini poposes bahwa PDM adalah praktek organisasi harus memenuhi kebutuhan karyawan tingkat tinggi

6. Pendekatan Dalam Pengambilan keputusan Organisasi

Organisasi , nonaka dan takeuchi (1995) berpendapat bahwa sistem sukses manajemen pengetahuan akan melakukan dua hal. pertama, sistem sukses akan memungkinkan individu-individu dalam organisasi untuk mengkonversi mereka diam-diam pengetahuan menjadi eksplisit tahu tepi yang dapat berbagi dan digunakan dalam pengambilan keputusan organisasi dan operasi, kedua, sukses sistem akan memungkinkan organisasi anggota untuk menemukan cara untuk membuat condifiedknowledge bermakna setelah itu telah diambil dari organisasi sistem, misalnya, pengetahuan manajemen mengenai layanan pelanggan di sebuah restoran akan melibatkan statistik tentang restoran opeations dan cerita-cerita dari pelayan tentang layanan pertemuan.

Iverson dan Mcphee (2002) berpendapat bahwa kebutuhan untuk kedua jenis pengetahuan telah menyebabkan dua pendekatan yang berbeda untuk proses manajemen pengetahuan.View melalui mana anggota organisasi dan kelompok membuat keputusan. kami pertama kali dianggap sebagai beberapa model procces membuat keputusan, tidak bahwa kebanyakan sarjana menolak gambaran ketat rasional pengambilan keputusan demi modelsthat mencakup intuisi dan komponen lainnya nonrational. Dalam hal ini terdapat 6 pendekatan  untuk komunikasi organisasi kami telah dibahas dalam buku ini. harus jelas bahwa model awal pengambilan keputusan kita dianggap memiliki akar mereka dalam pendekatan klasik komunikasi organisasi. rasional model pengambilan keputusan dan fase model kelompok kecil proccessing asumsikan bahwa keputusan yang ideal dapat membuat jika pengambil keputusan organisasi berhati-hati dalam mengikuti prosedur yang "benar".

Pendekatan untuk keputusan - proses pembuatan

-Pendekatan - bagaimana pengambilan keputusan akan dianggap

1. Klasik     : Pengambilan keputusan dianggap sebagai proses yang rasional dan logis. penekanan pada prosedur melalui keputusan pembuat dapat menjangkau. solusi optimal seefisien mungkin.

2. Hubungan manusia   : Parcitipation di procces pengambilan keputusan dianggap sebagai jalan untuk kepuasan dari kebutuhan pekerja tingkat tinggi (kebutuhan e.g.,esteem dan aktualisasi diri kebutuhan) puas pekerja akan menjadi lebih produktif.

3. Manusia resouces  : Paritipation dalam proses pengambilan keputusan dianggap sebagai jalan untuk eliciting informasi berharga dari karyawan dan jawab memastikan efektivitas pelaksanaan keputusan organisasi.

4. Sistem   : keputusan membuat dilihat sebagai procces kompleks yang melibatkan beberapa dan bervariasi tahap. baik informasi dan anggota organisasi yang dilihat sebagai bagian dari sistem manajemen pengetahuan.

5. Budaya  : pengambilan keputusan dipandang sebagai seperangkat praktek yang mencerminkan dan merupakan nilai-nilai organisasi dan asumsi. konflik dalam pengambilan keputusan dipandang sebagai mungkin indikasi dari nilai yang berbeda dalam organisasi subkultur.

6. kritis: pengambilan keputusan dipandang sebagai procces di mana manajemen dapat mengerahkan mengendalikan karyawan. Ketika parcitipate karyawan dalam pengambilan keputusan, mereka menerima premies keputusan organisasi dan berkontribusi hegemonik hubungan dalam organisasi.